Comprendiendo las distinciones entre una circular interna y externa

En el ámbito empresarial, es común encontrarse con la necesidad de comunicar información importante a los empleados o a personas externas a la organización. Para ello, se utilizan distintos medios de comunicación, entre ellos, las circulares. Sin embargo, puede haber confusión entre las circulares internas y externas y en qué se diferencian. En este artículo, nos adentraremos en las distinciones entre ambas, de manera que puedas comprender su función y utilizarlas adecuadamente en tu empresa. Así que si estás buscando claridad en este tema, has llegado al lugar adecuado.

Qué son las circulares internas y externas

Las circulares internas son documentos que se envían dentro de una organización, con el objetivo de comunicar información relevante a los miembros de la misma. Estas pueden ser desde anuncios de reuniones, hasta cambios en políticas internas o incluso felicitaciones por logros alcanzados por algún miembro del equipo.

Por otro lado, las circulares externas son documentos que se envían fuera de la organización, con el objetivo de comunicar información relevante a clientes, proveedores o cualquier otra entidad externa a la empresa. Estas pueden ser desde comunicados de prensa, hasta ofertas de productos o servicios, o incluso invitaciones a eventos.

Es importante destacar que, a diferencia de las circulares internas, las circulares externas tienen un público más amplio y por lo tanto deben ser redactadas de manera clara y concisa para garantizar que el mensaje sea entendido por todos.

Qué son las circulares externas

Las circulares externas son documentos emitidos por una organización dirigidos a personas o entidades externas a la misma. Estas circulares suelen contener información relevante sobre la organización, sus políticas y procedimientos, así como anuncios importantes y actualizaciones.

Algunos ejemplos comunes de circulares externas son las comunicaciones dirigidas a proveedores, clientes, socios comerciales y autoridades gubernamentales. Estos documentos son importantes para mantener una buena comunicación y relaciones con estas partes interesadas, y para asegurarse de que estén informadas sobre los cambios relevantes en la organización.

A diferencia de las circulares internas, que se emiten para el personal de la organización, las circulares externas son escritas en un lenguaje más formal y profesional, y a menudo se envían por correo electrónico o correo postal. También pueden ser publicadas en la página web de la organización.

Es importante que las circulares externas sean claras y concisas, y que se ajusten a los requisitos legales y regulatorios aplicables. Además, deben ser redactadas de manera que sean fáciles de entender para las partes interesadas a las que se dirigen.

Qué lleva una circular interna

Una circular interna es un documento utilizado por las empresas para comunicar información a su personal interno. Esta comunicación puede ser sobre cambios en políticas, procedimientos, anuncios importantes, felicitaciones, anuncios de reuniones y eventos, entre otras cosas. Es importante que una circular interna contenga información clara y concisa para que los empleados comprendan el mensaje.

La sección «Qué lleva una circular interna» es vital porque proporciona una guía sobre lo que debe incluir el documento. Aquí hay algunos elementos importantes que se deben considerar al redactar una circular interna:

• Título: debe ser breve y descriptivo para que el personal comprenda de qué se trata.
• Fecha: es importante que la circular tenga una fecha para que los empleados sepan cuándo se emitió.
• Destinatarios: se debe especificar quiénes son los destinatarios de la circular, ya sea todo el personal o solo ciertos departamentos o empleados.
• Introducción: es una sección breve que introduce el tema de la circular y proporciona una idea general de lo que se va a discutir.
• Cuerpo: esta es la sección principal de la circular donde se proporciona la información detallada. Es importante que la información se presente de manera clara y concisa.
• Cierre: es una sección breve que resume el mensaje y proporciona cualquier acción que los empleados deban tomar.
• Firma: la circular debe ser firmada por la persona responsable de emitirla.

En resumen, una circular interna es un documento importante para la comunicación interna de una empresa. La sección «Qué lleva una circular interna» es vital para garantizar que el mensaje se presente de manera clara y concisa. Al seguir estos elementos importantes, los empleados podrán comprender el mensaje y tomar cualquier acción necesaria.

En cuanto a la diferencia entre una circular interna y externa, es importante tener en cuenta que cada una cumple una función distinta dentro de una organización. Mientras que la circular interna se utiliza para informar a los empleados sobre cuestiones internas, la circular externa se enfoca en comunicar información a personas fuera de la empresa, como clientes o proveedores.

Además, es importante considerar que las circulares internas se suelen utilizar para mantener a los empleados al tanto de las novedades y cambios dentro de la organización, mientras que las circulares externas se utilizan para informar a los clientes sobre nuevos productos o servicios, promociones o cambios en la empresa que puedan afectarlos.

Por lo tanto, comprender las distinciones entre una circular interna y externa es fundamental para una comunicación efectiva dentro de una organización. Saber cuándo utilizar cada una de ellas permitirá a una empresa informar a las personas adecuadas en el momento adecuado, lo que puede mejorar la eficacia de su comunicación y, en última instancia, su capacidad para alcanzar sus objetivos.